Top 5 Funktionen einer Software für Mängelmanagement

Mängel auf der Baustelle sind Alltag – doch sie führen regelmäßig zu Frust, Verzögerungen und zusätzlichen Kosten.

Papierlisten, Excel-Dateien oder chaotische Messenger-Gruppen machen die Mängelverfolgung oft noch unübersichtlicher.

Genau hier setzt eine professionelle Software für Mängelmanagement an: Sie hilft, Fehler schneller zu erfassen, Verantwortlichkeiten klar zuzuweisen und die Abarbeitung effizient zu steuern.

Aber welche Funktionen sind wirklich entscheidend?

Digitale Mängelerfassung direkt auf der Baustelle

Mängel entstehen meist spontan und müssen schnell dokumentiert werden.

Eine moderne Mängelmanagement-Software ermöglicht genau das – direkt vor Ort mit Smartphone oder Tablet.

Über Fotos, Sprachaufnahmen oder Texte können Mängel unkompliziert erfasst und unmittelbar einem Gewerk oder Subunternehmer zugewiesen werden.

Vorteile:

Die mobile Erfassung von Mängeln direkt auf der Baustelle bringt eine Vielzahl praktischer Vorteile mit sich.

Durch die Nutzung mobiler Endgeräte wie Smartphones oder Tablets können Mängel unmittelbar dort dokumentiert werden, wo sie auftreten – ohne Zeitverzögerung und ohne den Umweg über Notizzettel oder spätere Nacherfassungen am Büroarbeitsplatz.

Das spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern reduziert auch typische Übertragungsfehler, die durch manuelle Zwischenschritte entstehen können.

Besonders vorteilhaft: Die mobile Erfassung ist auch offline möglich, was sie selbst in Bereichen mit schlechter oder gar keiner Netzabdeckung einsatzfähig macht – ein häufiges Problem auf Baustellen.

Sobald eine Verbindung wieder besteht, werden alle Daten automatisch synchronisiert.

Darüber hinaus sorgt die digitale Erfassung für eine einheitliche und nachvollziehbare Dokumentation: Jeder Mangel wird konsistent erfasst, mit Bildern oder Sprachnotizen ergänzt und kann eindeutig einem Gewerk, einem Mitrabeiter oder einer Fremdfirma zugeordnet werden.

So entsteht ein verlässlicher Informationsfluss, der die Kommunikation verbessert und spätere Rückfragen oder Streitigkeiten deutlich minimiert.

Zentrale Verwaltung und strukturierte Zuordnung von Mängeln

Eine übersichtliche Mängelliste ist das Herzstück jeder guten Softwarelösung.

Hier können Mängel gefiltert, sortiert und anhand ihres Status nachverfolgt werden.

Wichtig ist auch, dass Verantwortliche klar zugewiesen werden können – inklusive Frist zur Beseitigung.

Features, die überzeugen:

• Filterfunktionen nach Gewerk, Bauabschnitt oder Status.
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• Fristenmanagement mit Wiedervorlagen.
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• Hochladen von Plänen und Verortung von Tickets bzw. Mängeln
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• Revisionsichere Dokumentation aller Änderungen und Kommentare.

Automatisierte Benachrichtigungen und Fristenmanagement

Viele Mängel bleiben unbearbeitet, weil Fristen übersehen oder Beteiligte nicht rechtzeitig informiert werden.

Gute Mängelmanagement-Software sorgt hier für Klarheit: Durch automatische Benachrichtigungen via App, E-Mail oder Push bleibt jeder Beteiligte im aktuell informiert.

Was das bringt:

• Keine vergessenen Mängel durch automatische Erinnerungen.
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• Transparente Kommunikation mit Subunternehmern.
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• Eskalationen bei Fristüberschreitung möglich.

Integrierte Fotofunktionen & KI-Erkennung von Mängeln

Fotos sind eine zentrale Komponente im Mängelprozess. Doch moderne Systeme gehen noch weiter: Mit KI-gestützter Bilderkennung werden Mängel automatisch erkannt, kategorisiert und dokumentiert – sogar inklusive Verortung auf Bauplänen.

Ein echter Mehrwert:

• Mängel direkt auf Plänen markieren.
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• Automatische Erkennung ähnlicher Fehlerbilder.
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• Beschleunigte Dokumentation durch KI-Unterstützung.

Auswertung & Nachverfolgung für Projektcontrolling

Projektleiter, Architekten und Bauherren benötigen einen Überblick: Welche Mängel sind offen, welche wurden fristgerecht behoben?

Eine gute Software ermöglicht Auswertungen, Dashboards und Exporte für Übergaben und Abnahmen.

Nützliche Funktionen

Ein besonders wertvoller Bestandteil moderner Mängelmanagement-Software ist die Möglichkeit, Auswertungen und Nachverfolgungen gezielt für das Projektcontrolling zu nutzen.

Über grafische Dashboards lassen sich der aktuelle Status sowie Fristen einzelner Mängel jederzeit visuell erfassen – ein großer Vorteil für Bauleiter und Projektverantwortliche, um rechtzeitig eingreifen zu können.

Darüber hinaus ermöglichen Exportfunktionen eine einfache Erstellung von Berichten oder Übergabedokumenten, die beispielsweise bei Abnahmen mit dem Bauherrn benötigt werden.

Die Verknüpfung mit dem Bautagebuch und der Rechnungsstellung sorgt dafür, dass Mängel nicht isoliert betrachtet, sondern nahtlos in den gesamten Bauablauf eingebunden werden – für mehr Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Effizienz im Projektalltag.

Flexxter: Die ganzheitliche Software für Ihr Mängelmanagement

Flexxter ist eine spezialisierte Baumanagement-Software, die Mängelmanagement nicht als Einzellösung betrachtet, sondern als integrierten Bestandteil eines gesamten Bauprozesses.

Genau das ist der große Vorteil: Statt Insellösungen für Mängel, Zeitplanung und Dokumentation setzt Flexxter auf eine zentrale Plattform, die alle Projektbeteiligten einbindet – vom Bauleiter bis zum Subunternehmer.

Flexxter-Funktionen im Bereich Mängelmanagement im Überblick

Flexxter bietet ein leistungsstarkes und praxisorientiertes Mängelmanagement, das alle Anforderungen auf der Baustelle abdeckt – von der Erfassung bis zur abschließenden Dokumentation.

Die Mängelerfassung erfolgt direkt vor Ort über die mobile App: Ob Foto, Sprachnotiz oder kurzer Text – in wenigen Sekunden ist ein Mangel dokumentiert und kann mit einer Aufgabe oder einem Ticket verknüpft werden.

Das spart nicht nur Zeit, sondern verhindert auch, dass wichtige Informationen verloren gehen.

Alle gemeldeten Mängel laufen zentral in einer übersichtlichen Mängelliste zusammen.

Dank intelligenter Filterfunktionen behalten Bauleiter jederzeit den Überblick – egal ob nach Gewerk, Ausführungsort oder Bearbeitungsstatus sortiert.

Sobald ein Mangel erfasst wurde, wird er automatisch der zuständigen Person zugewiesen, inklusive konkreter Frist zur Beseitigung.

Diese erhält sofort eine Benachrichtigung – direkt auf ihr Smartphone.

Die Kommunikation innerhalb des Projekts wird durch automatische Statusupdates und Erinnerungen erheblich vereinfacht.

Sobald ein Mangel dokumentiert, bearbeitet oder abgeschlossen wurde, werden alle relevanten Beteiligten informiert.

Besonders innovativ: Mithilfe künstlicher Intelligenz können aufgenommene Bilder automatisiert analysiert und die Mängel entsprechend dokumentiert werden.

Das erhöht nicht nur die Genauigkeit, sondern beschleunigt auch die gesamte Bearbeitung.

Ein weiterer Vorteil von Flexxter liegt in der engen Verknüpfung mit anderen Modulen der Software.

So lassen sich Mängel beispielsweise direkt mit dem Bautagebuch verknüpfen oder in die Projektzeitplanung integrieren.

Dadurch entsteht ein durchgängiger digitaler Prozess, der Medienbrüche vermeidet und für maximale Transparenz im Bauprojekt sorgt.

Ein entscheidender Vorteil: Subunternehmer-Zugänge

Fremdfirmen und Mitarbeiter erhalten eigene Zugänge zur Software, um Mängel direkt zu bearbeiten.

Das spart Kommunikationsaufwand und verbessert die Zusammenarbeit – ohne Zusatzkosten.

Worauf Sie bei der Auswahl einer Mängelsoftware achten sollten

Mängelmanagement ist ein kritischer Erfolgsfaktor im Bauprojekt – und Flexxter stellt sicher, dass kein Mangel übersehen wird.

Dank durchgängiger Digitalisierung, intelligenter Funktionen und einer intuitiven Benutzeroberfläche ist Flexxter die ideale Lösung für moderne Bauprojekte, bei denen es auf Transparenz, Einfachheit und Zusammenarbeit ankommt.

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